Chapitre III. L'aide à l'exercice du mandat/ Section 2. L'assistance technique et logistique/ Les services des assemblées parlementaires/

Canada

Les services des assemblées parlementaires

Chambre des Communes

L’Administration de la Chambre des communes regroupe cinq services : les services de la procédure, le Bureau du légiste et conseiller parlementaire ; le service de l’information ; les services de la Cité parlementaire ; et les services financiers et des ressources humaines. Tous ces services relèvent du greffier de la Chambre des communes, qui agit à titre de secrétaire du Bureau de régie interne et relève du Président de la Chambre.

Les services de la procédure de la Chambre des communes, par l’intermédiaire de leurs directions, fournissent une gamme complète de services législatifs et procéduraux au Président, aux députés et aux agents supérieurs de la Chambre, notamment en établissant l’ordre du jour officiel (le Feuilleton) et les comptes rendus des délibérations (les Journaux) de la Chambre et des comités, en assurant la garde des documents et dossiers de la Chambre, et en offrant des services de secrétariat.

 Les services de la procédure informent, renseignent et conseillent le Président de la Chambre, les députés, les greffiers et autres législateurs, et publient des données de référence sur la procédure parlementaire canadienne. Ils coordonnent les relations avec les autres parlements et organisent les visites officielles de parlementaires ; ils gèrent les associations parlementaires accréditées et les groupes interparlementaires, et coordonnent les conférences interparlementaires et les évènements éducatifs.

 Le Bureau du légiste et conseiller parlementaire offre des services juridiques et législatifs complets au Président, au Bureau de régie interne, aux députés et aux gestionnaires de la Chambre. Il aide les députés à préparer les projets de loi d’initiative parlementaire, les modifications aux projets de loi du gouvernement et autres dossiers législatifs connexes.

 La Direction des services de l’information offre des services d’imprimerie et de reproduction, et est responsable de la saisie, transcription, révision et publication des débats de la Chambre des communes, des témoignages et délibérations des comités, des rapports de comités, des projets de loi émanant du gouvernement ou des députés et des index analytiques. Elle coordonne toutes les fonctions de la technologie de l’information, assure l’entretien des sites web du Parlement, télévisent les débats de la Chambre et (sur demande) les séances des comités, et organise tous les services techniques à l’appui des activités parlementaires de la Chambre, des comités et des députés. Elle effectue la maintenance et le soutien de tous les serveurs de l’organisation et des clients, des services réseau et des dispositifs de l’infrastructure de communication.

 La Direction des services de la Cité parlementaire protège la vie des personnes et les biens en assurant la paix et l’ordre ; elle fournit des locaux fonctionnels et des services connexes (notamment le stationnement surveillé), assure des services de livraison, et protège le patrimoine architectural de la Chambre des communes. Un service des cérémonies officielles perpétue les traditions parlementaires britanniques associées au Bureau du sergent d’armes et maintient les livres du Souvenir. Elle assure le bon fonctionnement de la Tribune de la presse parlementaire en fournissant l’infrastructure technique et administrative aux journalistes accrédités.

Sénat

Sous la responsabilité du Greffier du Sénat et greffier des parlements, les différentes divisions de l’administration du Sénat contribuent au bon fonctionnement de la Chambre haute et assurent un service ponctuel aux sénateurs et leur personnel. Avec la Direction des communications, des finances, des ressources humaines et de la planification stratégique, on compte également :

 Le Bureau du légiste et conseiller parlementaire :

Le Bureau du légiste et conseiller parlementaire offre des avis et conseils constitutionnels, notamment concernant le droit de siéger et de voter des sénateurs, leurs privilèges et leurs immunités ainsi que leurs qualifications et les motifs de disqualification. Sur demande, il offre aux sénateurs des avis et conseils concernant les conflits d’intérêts. Il assure régulièrement des services d’interprétation des lois. Il sert également de Service du contentieux à l’Administration du Sénat. Enfin, il donne des avis préliminaires au sujet d’éventuelles actions en justice, mais il ne peut représenter individuellement les sénateurs ou faire quoi que ce soit d’autre pour eux à moins d’en recevoir l’instruction du Comité de la régie interne.

Pour mieux servir les sénateurs, les deux avocats du Bureau des services juridiques sont accrédités auprès du gouvernement de l’Ontario pour fournir des services notariaux.

Le Bureau offre d’autre part des services de rédaction professionnels. Les conseillers parlementaires aident les sénateurs dans le cadre du processus législatif en rédigeant des modifications constitutionnelles, des projets de loi d’initiative parlementaire et des amendements de projets de loi. Ils sont également appelés à rédiger des motions relatives à des questions juridiques ou ayant des incidences juridiques. En outre, ils rédigent des projets de modification du Règlement du Sénat et du Règlement administratif du Sénat ainsi que les politiques administratives internes ayant des incidences juridiques.

 Le Secteur des services législatifs :

Pour sa part, le Secteur des services législatifs aide les sénateurs dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires. Il conseille et sert les sénateurs afin d’assurer l’efficacité de la Chambre et des comités.

Le Secteur des services législatifs se compose du Bureau du greffier principal de la Chambre et de la procédure, de la Direction des comités et du Bureau des systèmes législatifs et télédiffusion. Le Secteur des services législatifs fournit des services de procédure et des services administratifs. Ainsi, les greffiers au Bureau, sous la direction du greffier du Sénat, aident et conseillent le Président, le Président intérimaire et les sénateurs sur les rappels au Règlement et les délibérations du Sénat.

 Le Bureau du greffier principal de la Chambre et de la procédure prépare les documents requis par le Président pour l’informer, ainsi que le Président intérimaire, les leaders du gouvernement et de l’opposition et le greffier, des travaux de chaque séance et des procédures parlementaires. Le Bureau conseille et soutient le Président et les sénateurs sur tous les aspects de la pratique parlementaire, à l’aide de notes d’information, d’ébauches de décisions et d’autres documents. Il prend des dispositions pour la sanction royale des projets de loi adoptés par les deux Chambres et publie le compte rendu officiel des délibérations du Sénat, appelé Journaux du Sénat. Enfin, le Bureau participe à plusieurs projets continus visant à documenter et promouvoir l’histoire et les travaux parlementaires du Sénat.

 La Direction des comités assure des services administratifs ainsi que des services de procédure et d’information aux comités sénatoriaux et mixtes permanents ainsi qu’aux comités spéciaux créés quand besoin est. Les greffiers des comités élaborent et surveillent les prévisions budgétaires et les plans de travail, organisent les réunions, établissent l’horaire des témoins, gèrent les programmes de voyage à l’extérieur d’Ottawa et coordonnent la préparation des rapports à présenter ou à déposer au Sénat.

 Le Bureau des systèmes législatifs et télédiffusion s’occupe de la diffusion des délibérations des comités sur la Chaîne d’affaires publiques par câble et le Réseau de télévision parlementaire et fournit des services de sous-titrage aux personnes malentendantes. Il coordonne et publie également l’édition quotidienne des Débats du Sénat, communément désignés sous le nom Hansard.

 La Direction des systèmes d’information :

La Direction des systèmes d’information est responsable de toutes les activités du Sénat et des sénateurs visant l’élaboration, l’acquisition, le fonctionnement et le soutien des systèmes et des services automatisés en matière de technologie de l’information. Elle est responsable de fournir des conseils sur l’exploitation et l’utilisation des systèmes informatiques et des logiciels, d’assurer le soutien des applications nouvelles et existantes, d’installer le matériel requis, dépanner, donner des séances d’information personnelles et assurer un service téléphonique de soutien.

La Direction est également responsable de la planification, la coordination, la mise en place et le contrôle des systèmes et services de télécommunication destinés aux sénateurs et à l’administration du Sénat. Elle assure la mise en place des activités multimédias du Sénat et assume la responsabilité technique du soutien et de l’entretien des systèmes audiovisuels et de télédiffusion spécialisés se trouvant dans la salle du Sénat ainsi que dans les salles de comités.

 La Direction des services de la Cité Parlementaire :

La Direction des services de la Cité Parlementaire s’assure de protéger la vie et les biens et de garder la paix et l’ordre dans les édifices occupés par le Sénat. Elle procure une variété de services aux parlementaires et à leur personnel. Entre autres, ces services comprennent l’acheminement du courrier interne, le service de messagerie ainsi qu’un service complet de bureau de poste. Un service de navette est également disponible, tout comme le transport des produits et des biens utiles aux sénateurs. La Direction s’acquitte également de fournir l’installation et la configuration des salles de comité et offre du soutien et des conseils professionnels aux sénateurs et à l’administration du Sénat sur toutes les questions touchant la planification des locaux et la réalisation des projets à cet égard.

 Le Service d’information et de recherche de la Bibliothèque du Parlement :

Le Service d’information et de recherche parlementaires ne fait pas partie de l’administration du Sénat. Il s’agit d’un service offert par la Bibliothèque du Parlement visant à fournir des services de consultation individualisés aux parlementaires, répondant à des questions qui nécessitent des recherches et des analyses dans des dossiers juridiques, économiques, scientifiques ou sociaux. À la demande des sénateurs et des députés, les attachés de recherche se procurent les documents nécessaires et en font l’analyse, après quoi ils rédigent des lettres, de courtes notes ou des documents de recherche plus volumineux. Dans certains cas, ils répondent aux parlementaires ou à leur personnel par téléphone ou ils les rencontrent individuellement.

Le Service de ressources d’information et de documentation pour sa part offre des services de référence complets. Il peut tout autant donner suite à des demandes d’articles qu’à des demandes d’information complexes sur des sujets intéressant les parlementaires, et ce, à partir de diverses sources telles que livres, articles, microformes, vidéos et documents électroniques. Le Service est également chargé du choix des collections de valeur et volumineuses de la Bibliothèque, d’assurer leur conservation, de même que leur accessibilité.

Le Service d’information et de recherche de la Bibliothèque du Parlement travaille également en étroite collaboration avec la Direction des comités. Il offre des services de recherche spécialisée aux sénateurs ainsi qu’aux différents greffiers de comités du Sénat.