Chapitre III. L'aide à l'exercice du mandat/ Section 2. L'assistance technique et logistique/ Les services des assemblées parlementaires/

Québec

Les services des assemblées parlementaires

Les services des assemblées parlementaires

Pour les aider dans l’exercice de leur mandat et mener à bien l’ensemble des missions qui leur sont confiées, les membres de l’Assemblée nationale sont, bien sûr, assistés par leurs adjoints politiques, mais ils reçoivent aussi le concours d’une organisation administrative.
C’est le président de l’Assemblée qui dirige les services de l’administration parlementaire. Dans ce cadre, il préside le Bureau de l’Assemblée nationale, formé de députés issus des différents partis représentés à l’Assemblée . Outre qu’il exerce une fonction de contrôle et de réglementation, ce « conseil d’administration » supervise l’administration et donne des orientations.
Le secrétaire général est le secrétaire du Bureau. Il est le plus haut fonctionnaire de l’institution et le premier conseiller en matière de droit parlementaire. Sous la responsabilité du président, il assume la gestion du personnel et des services offerts aux parlementaires et aux citoyens grâce aux quelque 600 employés regroupés dans une quinzaine d’unités administratives.

D’une manière générale, les services administratifs ont trois vocations :
 L’appui aux travaux parlementaires : préparation des séances, de l’ordre du jour et des comptes rendus des débats, conseil aux députés en matière de droit parlementaire, secrétariat des commissions, aide pour la préparation des projets de loi d’intérêt privé et des projets de loi publics. La documentation et la recherche : acquisition, traitement et exploitation de la documentation, fourniture d’études et de recherches aux députés et commissions, etc.
 Le rayonnement de l’Assemblée et la diffusion de ses travaux : mise à la disposition de publications et de documents parlementaires, visites, activités pédagogiques, accueils protocolaires, coopération et relations parlementaires internationales, etc.
 L’administration et les technologies : sécurité, messagerie, restauration, imprimerie, gestion immobilière, ressources humaines, ressources financières, équipements bureautiques, applications et progiciels particuliers.

L’organigramme des services

Les mandats des unités administratives

Le secrétaire général
Le secrétaire général est le plus haut fonctionnaire de l’Assemblée. De plus, il agit aussi comme premier conseiller en interprétation des dispositions réglementaires qui régissent l’Assemblée.
Sous la responsabilité du président, le secrétaire général :
 Assure la supervision et la gestion du personnel de l’Assemblée.
 Administre les affaires courantes.
 Exerce les autres fonctions assignées par le Bureau.
 Agit comme secrétaire du Bureau.
Le secrétaire général est nommé par l’Assemblée sur proposition du premier ministre.

La Direction du secrétariat général et du secrétariat du Bureau

 Coordonne et réalise des mandats et des projets de nature institutionnelle, conseille le secrétaire général en matière de sécurité de l’information et l’assiste dans la gestion courante de son bureau.
 Conseille les autorités, fournit le savoir-faire professionnel et le soutien technique liés à la tenue et au suivi des réunions du Bureau et met à jour le Répertoire des règles administratives du Bureau de l’Assemblée.
 Conseille les députés et leur personnel sur leurs conditions de travail et met à jour le Guide du député.

La Direction générale des affaires juridiques et parlementaires
 Planifie, oriente, coordonne et contrôle les activités des unités administratives sous son autorité.
 Collabore à la définition des orientations et objectifs de l’Assemblée pour les affaires parlementaires et participe à la demande du secrétaire général à divers comités de travail.
 Assiste le secrétaire général dans son rôle de premier conseiller en matière de travaux de l’Assemblée et des commissions parlementaires.
 Fournit le savoir-faire professionnel en matière de jurisprudence, fait des études en doctrine, participe à des associations et contribue à des revues parlementaires.
 Élabore les projets de décisions et les projets d’amendements au Règlement et autres règles de procédure de l’Assemblée.
 Édite le Recueil de décisions concernant la procédure parlementaire de l’Assemblée et le Recueil de décisions concernant la procédure parlementaire des commissions .
 Contribue à la formation des personnes intéressées par la procédure parlementaire.
 Conseille les autorités et les unités administratives sur le plan juridique.
 Rédige ou révise différents textes législatifs et réglementaires.
 Assiste les députés qui ne sont pas membres du Conseil des ministres dans la préparation des projets de loi publics.
 Veille à l’application des normes édictées par le Règlement et autres règles de procédure de l’Assemblée concernant la présentation des projets de loi d’intérêt privé.
 Agit à titre de répondant en éthique pour les services administratifs de l’Assemblée, au sein du Réseau des répondants en éthique de la fonction publique.
 Assure la gestion du programme de stage des pages étudiants.

Enfin, son directeur est responsable, pour l’Assemblée, de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

La Direction de la traduction et de l’édition des lois
 Fournit les services professionnels et techniques en matière de préparation, de traduction, de révision, d’impression et d’édition des projets de loi et autres documents législatifs.
 Assure la correction des épreuves et l’impression des projets de loi et des lois sanctionnées en français et en anglais.
 Édite le Répertoire législatif de l’Assemblée nationale ainsi que le Recueil annuel des lois du Québec.
 Traduit et révise les textes administratifs et autres.

La Direction des travaux parlementaires
 Assure la préparation, le bon déroulement et le suivi des séances de l’Assemblée.
 Conseille les autorités sur toute question relative aux séances et en constitue les dossiers pour le président.
 Édite, en français et en anglais, le Feuilleton et préavis et le Procès-verbal de chaque séance ainsi que le Règlement et autres règles de procédure de l’Assemblée
 Assure le support aux travaux de la Chaire de recherche sur la démocratie et les institutions parlementaires.
 Fournit le savoir-faire nécessaire à la planification, à l’organisation, au déroulement et au suivi des travaux des commissions parlementaires.
 Conseille les présidents des commissions.
 Informe la population sur le rôle et les activités des commissions.
 Coordonne la production du Journal des débats, soit la transcription, la révision et l’édition du compte rendu officiel des travaux de l’Assemblée et des commissions parlementaires.

Le Secrétariat général adjoint à l’administration
 Planifie, oriente, coordonne et contrôle les activités des unités administratives sous son autorité.
 Fournit les services nécessaires en matière de diffusion des débats, de ressources humaines, de ressources financières, d’approvisionnement et de vérification, de gestion immobilière et de ressources matérielles, d’informatique et de télécommunications, de sécurité et de services alimentaires.
 Assiste le secrétaire général dans la gestion des affaires administratives et dans la gestion de l’information numérique.
 Réalise des projets spéciaux notamment en matière de technologies de l’information et de télécommunications
 Assure le suivi et la mise en œuvre de la politique de développement durable de l’Assemblée ainsi que la mise en œuvre des objectifs stratégiques.

La Direction de la gestion immobilière et des ressources matérielles
 Est responsable des activités de construction, de rénovation, de conservation, de restauration, d’aménagement et d’entretien des édifices de l’Assemblée, et s’occupe de l’ameublement et de la signalisation.
 Dresse et tient à jour un inventaire des biens contenus dans les édifices occupés par l’Assemblée.
 Coordonne et contrôle l’ensemble des activités reliées aux services de courrier et de messagerie, d’imprimerie, de reprographie, d’approvisionnement en fournitures et en équipement de bureau et de distribution des documents parlementaires.

La Direction de l’informatique, de la télédiffusion et des télécommunications
 Voit aux activités d’implantation, d’exploitation, de soutien, d’entretien et de développement des systèmes informatiques, bureautiques et des télécommunications.
 Conseille les autorités sur les orientations et les politiques relatives aux données, aux systèmes et aux technologies de l’information.
 Fournit les services requis en informatique, en bureautique et en télécommunications et donne de la formation ainsi que du soutien dans l’utilisation des équipements, des logiciels et des systèmes informatiques.
 Collabore aux stratégies de développement liées aux nouvelles technologies.
 Veille à l’application de la politique de sécurité informatique de l’Assemblée.
 Coordonne la télédiffusion des travaux de l’Assemblée et des commissions parlementaires.
 Fournit le soutien professionnel et technique pour l’enregistrement et la transmission télévisuelle et sonore des travaux parlementaires et des autres activités de l’Assemblée.
 Fournit aux médias électroniques et aux organismes intéressés les enregistrements audiovisuels ou sonores des travaux parlementaires télévisés et d’autres activités de l’Assemblée.
 Élabore, coordonne, produit et réalise des documents audiovisuels et multimédias à caractère pédagogique.
 Conseille les autorités en matière d’infrastructures d’enregistrement audiovisuel et sonore et entretient l’équipement et le matériel.

La Direction des ressources financières, de l’approvisionnement et de la vérification
 Coordonne et supervise les activités liées à la préparation et au suivi du budget, à la comptabilisation des opérations et à l’approvisionnement.
 Conseille et assiste les autorités et les gestionnaires en matière de finances et d’approvisionnement.
 Élabore et implante un cadre intégré d’analyse et de vérification des pratiques en matière budgétaire, financière et d’approvisionnement, le tout assorti d’outils de contrôle.
 Fournit le soutien nécessaire aux députés pour la gestion de leur masse salariale et de leurs allocations.
 Dresse et tient à jour un inventaire des biens dans chaque bureau de circonscription.

La Direction des ressources humaines
 Assiste les autorités et les gestionnaires en matière d’organisation administrative, de gestion de l’effectif, d’évaluation et de classification des emplois et d’organisation du travail.
 Coordonne et réalise les activités liées à l’organisation du travail, à la dotation des emplois, à la gestion de l’effectif, aux relations de travail, à la rémunération, aux conditions de travail et santé et sécurité au travail et au développement des compétences.
 Conçoit et coordonne les politiques et les programmes de gestion prévisionnelle des ressources, de développement des compétences et de satisfaction au travail.
 Propose des stratégies et des moyens facilitant la gestion des changements stratégiques.
 Planifie, coordonne et contrôle l’ensemble des activités reliées à la gestion des services des restaurants Le Parlementaire et Le Café du Parlement.

La Direction de la sécurité
 Planifie, dirige et contrôle l’ensemble des activités de la Direction de la sécurité.
 Conseille les autorités sur toute mesure de sécurité et de protection.
 Assure la protection des personnes et des biens de même que la sécurité des édifices et des locaux occupés par les députés et le personnel de l’Assemblée nationale.

La Direction générale des affaires institutionnelles et de la Bibliothèque de l’Assemblée nationale
 Planifie, oriente, coordonne et contrôle les activités des unités administratives sous son autorité ainsi que la Bibliothèque de l’Assemblée nationale.
 Assiste le secrétaire général dans son rôle de gestionnaire des affaires institutionnelles et de la Bibliothèque.
 Fournit l’ensemble des services de la Bibliothèque, des services en matière de communication et de programmes éducatifs, de protocole et de relations interparlementaires et internationales pour assurer le rayonnement et faire connaître le rôle et le fonctionnement de l’Assemblée, ainsi que des services de pilotage des projets en technologies de l’information et des communications.
 Planifie, oriente, coordonne et contrôle le soutien professionnel et technique donné à la Fondation Jean-Charles-Bonenfant, à l’Amicale des anciens parlementaires du Québec et à la Fondation des parlementaires québécois – Cultures à partager.
 Planifie, oriente, coordonne et contrôle les activités d’acquisition, de gestion, de numérisation, de conservation et de diffusion des collections.
 Assure l’acquisition, la conservation et la mise en valeur des archives et des objets patrimoniaux.
 Offre des services d’information et de recherche documentaire aux parlementaires et leurs collaborateurs, aux employés de l’Assemblée, aux personnes désignées par l’Assemblée et à la Tribune de la presse.
 Accueille et oriente le public et forme et assiste les usagers à la consultation et à l’utilisation des sources d’information.
 Coordonne la revue de presse quotidienne L’Argus, publie le Bulletin de la Bibliothèque et collabore à diverses publications.
 Participe à la réalisation de projets spéciaux, notamment en matière d’expositions, et coordonne les activités culturelles se déroulant à la Bibliothèque.

La Direction des communications, des programmes éducatifs et de l’accueil
 Favorise le rayonnement de l’Assemblée en tant qu’institution ainsi que le rôle du député auprès du public.
 Conseille les autorités et les unités administratives en matière de communications, de relations publiques et de programmation télévisuelle du Canal de l’Assemblée et de webdiffusion.
 Fournit les services de relations publiques, de graphisme, d’intégration et d’infographie Web et de révision linguistique.
 Assure ou coordonne la réalisation de publications, d’expositions et d’activités sur les parlementaires ainsi que sur le rôle et le fonctionnement de l’Assemblée.
 Tient à jour une banque de photographies et de diapositives sur les députés et l’Assemblée.
 Fournit des services aux journalistes de la Tribune de la presse.
 Coordonne les projets liés aux technologies de l’information, tels que le site Internet et le portail intranet.
 Fournit le soutien professionnel et technique à l’organisation et à la tenue des simulations parlementaires à l’Assemblée.
 Élabore et coordonne la production de documents audiovisuels et multimédias aux fins de diffusion sur le Canal ou sur le site Internet de l’Assemblée.
 Assure les services d’accueil et de renseignements pour le public, les visites guidées de l’hôtel du Parlement ainsi que la gestion de la Boutique de l’Assemblée.
 Fournit le soutien professionnel et technique des activités éducatives de la Fondation Jean-Charles-Bonenfant.

La Direction des relations interparlementaires et internationales et du protocole
 Conseille les autorités au sujet des relations interparlementaires et internationales.
 Conçoit, planifie, organise, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités interparlementaires, internationales et protocolaires de l’Assemblée.
 Est responsable du secrétariat de la Région Amérique de l’Assemblée parlementaire de la Francophonie et du secrétariat international de la Confédération parlementaire des Amériques.
 Planifie et organise les activités des sections et délégations de l’Assemblée pour les relations interparlementaires.
 Est responsable du volet protocolaire de l’Assemblée ainsi que de la préparation et du bon fonctionnement des cérémonies officielles.